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從一團亂的資料夾，寫成一份權限受限的本機工作方案
一個資料夾裡塞了四千個檔案，還有一台不能連線卻得繼續工作的筆電：提示詞、權限計畫、演練，以及如何自己檢查結果。
這是 LuluSkill 自己寫的內容。它不引用、不鏡像、也不摘要任何第三方 Skill，也不推薦任何一個。閱讀它不會建置、發布或執行任何東西：AI 工具會拿你的文字做什麼，要由你自己檢查。
「請幫我把檔案整理好」，到底是在要求什麼
這個需求不是關於任何一個有人會打開的頁面。一位自由譯者的工作資料夾裡，九年下來累積了大約四千個檔案：客戶文件、草稿、發票，還有好幾輪的「最終版」。要找出某一年簽好的合約得花十分鐘，而手動整理這件事已經被拖延了三年。
下面所有內容都是為這篇文章虛構的，包括那個資料夾、數量，以及演練中發生的事。它是一個教學示例，說明這類需求如何變成別人檢查得了的書面指示，而不是某次真實整理工作的紀錄。
這個案例之所以和其他案例放在一起，是因為它最難的地方不在指示本身，而在於：這裡犯錯不是「某個頁面一個下午看起來怪怪的」，而是「某份文件不再在它主人以為的地方」。
四項限制
白話解釋
- 檔案留在這台電腦上
- 客戶文件不可以被送到任何地方，所以沒有任何一步可以依賴這個資料夾以外的東西。
- 只能移動，不能刪除
- 九年的檔案裡，有些東西的重要性今天並不明顯。完全禁止刪除，等於在動工之前就先移除了最糟的那種結果。
- 每一個原始名稱都必須找得回來
- 主人是靠記得檔名來找檔案的，所以一個「變整齊」卻弄丟舊名字的新名稱，只會讓資料夾更難用。
- 主人不是技術人員
- 如果某一步驟必須先向主人解釋一個指令才能被信任，它就不會被執行第二次——所以計畫必須短到一次就能被理解。
形塑這份計畫的五個決定
整理檔案有很多種做法，而大多數的爭論其實都是關於下面這五個岔路。在動手之前把它們寫成決定，是把「幫我整理檔案」變成「另一個人可以審閱的東西」的關鍵。
先寫決定，再寫理由
白話解釋
- 依用途分類，而不是依日期
- 日期本來就藏在檔案裡，用日期當資料夾等於沒有增加任何資訊。用途——合約、草稿、發票——才是主人真正拿來搜尋的東西，而它無法從檔案本身看出來。
- 先複製，再移動
- 演練是在另一個資料夾的副本上進行。只有在副本看起來正確之後，同一套指示才會對原始檔案再跑一次，所以一條寫錯的規則代價是一份副本，而不是一份文件。
- 舊名稱保留在新名稱裡
- 每一個被移動的檔案，都把原始名稱保留在新名稱的尾端，所以搜尋舊的字串仍然找得到它，也不需要記住任何新規則。
- 每一次移動都留下書面紀錄
- 一個檔案一行，依移動發生的順序排列，這樣如果後來發現有東西放錯位置，整場動作可以從後往前讀回去。
- 一次只處理一個資料夾，絕不是整顆硬碟
- 指示只被交付一個可以工作的資料夾，並要求在完成時停下來。一份自己寫出界線的計畫，就是一份坐下來一次就能檢查完的計畫。
權限計畫就是計畫本身
在網頁類的工作裡，權限只是四個部分中的一個。在這裡，它就是全部，因為真正有意思的問題不是「整理完長什麼樣」，而是「在這個過程中它被允許碰什麼」。這張表從「什麼都不允許」開始寫：有哪一列，只因為有某一步需要它。
| 位置 | 可以做 | 絕對不可以 |
|---|---|---|
| 演練資料夾 | 讀取、建立、移動與重新命名裡面任何東西。這是唯一允許發生錯誤規則的地方。 | 碰觸自己以外的範圍，或讀取原始資料夾。 |
| 原始工作資料夾 | 讀取檔名，以及檔案裡原本就有的日期。之後，而且只有在演練被確認之後，才把檔案移進談好的子資料夾。 | 刪除任何東西、用同名檔案覆蓋，或用一個會弄丟原始名稱的方式重新命名。 |
| 電腦上其他所有地方 | 什麼都不行。其他資料夾即使看起來很像，也在這個任務之外。 | 被讀取、列出或搜尋，包括桌面與下載資料夾。 |
| 這台電腦以外的任何地方 | 什麼都不行。沒有任何一步需要連線，所以整件事可以在與網路無關的狀態下完成。 | 收到任何檔案的副本，或任何含有檔案內容摘要的東西。 |
比較
書面指示全文
下面的提示詞出自那位虛構的譯者，寫法是為了讓它既給助理看、也給人看：權限段落寫在裡面、預期的檔案數量寫在裡面，也寫了「停下來報告，而不是繼續做」這道指示。它不含任何客戶名稱、任何真實機器上的路徑，也不含任何文件內容。
實際貼上的提示詞
範例
一件不離開這台電腦、也不刪除任何東西的檔案整理工作。所有名稱與數量都是虛構的。
- 目標：把我工作資料夾裡的檔案，依照用途收進以用途命名的子資料夾，不弄丟任何一個檔案，也不刪除任何東西。
- 你可以工作的地方：只有那個叫做「work」的資料夾，而且第一輪只在它的演練副本上進行。不要讀取、列出或搜尋這台電腦上的其他任何資料夾。
- 子資料夾只有這幾個，不要增加其他的：合約、草稿、發票、參考。明顯不屬於任何一個的檔案，放進一個叫「未分類」的資料夾，而不是用猜的。
- 移動後的命名方式：把原本的名稱原封不動放在新名稱的尾端，並在前面加上年份。絕對不要縮短或翻譯任何名稱。
- 絕對不要做這些事：刪除檔案、覆蓋檔案、重新命名卻不保留舊名稱、把東西移到資料夾之外，或打開檔案去讀裡面的內容。
- 遇到不確定的時候，停下來報告，不要自己決定：如果檔案數量不在三千五百到四千五百之間，停下來。如果有兩個檔案想要同一個新名稱，停下來並列出它們。如果有任何東西看起來不屬於這個資料夾，就留在原位並列出它。
- 要交回什麼：一份清單，列出每一個檔案的舊名稱、新名稱，以及它被放進哪個子資料夾，再加上處理前後的檔案數量。這兩個數字我會自己比對。
最後兩段是讓它成為「指示」而不是「願望」的關鍵。一段寫出什麼時候該停下來、不要自己選；另一段要的正好是主人檢查這件工作所需要的證據，而不必讀完四千個名稱。
在移動任何東西之前先跑的演練
這裡的演練，是指在一份副本上跑完整套指示，而且是在主人不依賴的資料夾裡進行，並刻意挑選少量檔案來包含棘手情況：兩個名稱幾乎相同的檔案、一個讀不出日期的檔案，以及一個明顯屬於別處的檔案。
下面的紀錄是為這篇文章虛構的，寫法就跟這類紀錄的寫法一樣：一個檔案一行，依移動發生的順序排列。把它放在這裡，是因為裡面那幾個失敗，正是「整理好我的檔案」和「整理好我的檔案而且弄丟一份合約」之間的差別。
演練紀錄
範例
十二個虛構檔案，其中三個沒有照計畫預期的方式走。
- 開始時 12 個檔案，結束時 12 個檔案。沒有東西被刪除，兩個數字相符。
- 十個檔案照預期移動，每一個都把原始名稱保留在新名稱尾端，每一個都單獨一行記下舊位置與新位置。
- 失敗 1：兩個名稱幾乎相同的檔案，都想要一個尾端相同的舊名稱。指示寫的是停下來並列出它們，實際上也正是如此——兩個都留在原位，並被寫進報告。
- 失敗 2：有一個檔案讀不出日期，所以沒有年份可以加在前面。它被移進「未分類」並附上一則說明——結果這其實是計畫在正常運作，而不是失敗。
- 失敗 3：有一個檔案是簽好名頁面的照片。計畫讀不出它的用途，所以它被原樣留下並列出，但計畫從頭到尾沒說「圖片算不算文件」。
三個失敗裡有兩個，其實是計畫照著寫的樣子在運作。只有第三個是真正的缺口，而它是在副本上被發現的，代價只是一項決定：一頁文件的照片，是否該和那一頁放在同一個資料夾。
| 發現 | 漏掉的那一行 | 修正 |
|---|---|---|
| 兩個檔案想要同一個新名稱 | 沒有漏掉東西：指示裡本來就寫著要停下來並列出它們。 | 不必修改。演練證實了「停下來」的規則會被遵守，這比一條從沒被測試過的規則更有價值。 |
| 讀不出日期的檔案 | 命名規則假設了年份永遠找得到。 | 加一行：讀不出日期的檔案放進「未分類」並附註，絕對不給它一個編出來的年份。 |
| 簽名頁面的照片 | 計畫從來沒說「什麼算文件」，所以指示對圖片完全沉默。 | 加一行：無法從名稱看出用途的圖片，放進「未分類」，之後由主人自己決定。 |
比較
主人如何不讀完每一個名稱，就檢查結果
要求一份報告的用意，是為了讓檢查變得便宜。這七個步驟在這種大小的資料夾上只要幾分鐘，而且每一步都是主人自己做的事，而不是要人相信指示裡的一句話。
依序做這七項檢查
- 比對處理前後的檔案數量。只要差一個，就先停下來讀紀錄，其他什麼都不要做。
- 在整個資料夾裡搜尋幾個你還記得的舊名稱，確認每一個都只被找到一次。
- 一次打開一個資料夾，確認裡面的東西真的屬於同一類，而不是只相信資料夾的名稱。
- 先看「未分類」資料夾。它是「指示拒絕替你做決定」的清單，也是最可能出現意外東西的地方。
- 隨機挑三個檔案打開，確認裡面的內容仍然和名稱所說的一致。
- 確認原始資料夾的最上層，除了那幾個子資料夾和紀錄之外，已經沒有別的東西。
- 演練副本和紀錄至少保留一個月。如果後來發現有東西真的放錯了，它們是唯一的回頭路。
檔案整理計畫什麼情況適用，什麼情況不適用
適用的情況
- 這件工作可以用「移動」與「重新命名」描述，讓每一個動作都有名稱、也有被記錄下來的前後對照。
- 副本可以便宜地做出來，所以第一輪永遠不會碰到任何東西的唯一一份。
- 主人願意讀一份簡短的報告；因為一份沒被讀過的報告，等於沒有報告。
- 目前還不需要丟掉任何東西，所以目標可以是「每一樣都找得到」，而不是「每一樣都最少」。
不適用的情況
- 這些檔案是別人的，或受一份規定它們可以存放何處的合約約束；那樣一來，權限計畫就不是主人自己能寫的。
- 這件工作需要讀取文件裡面的內容——摘要、翻譯、擷取——因為那是另一件工作，有另一組權限問題，應該另外規劃。
- 這個資料夾是某些重要東西的唯一一份，而且做不出副本；那樣一來，第一步應該是備份，而不是寫指示。
- 主人說不出對自己的資料夾而言「比較整齊」是什麼意思；因為計畫無法提供一個主人自己都還沒形成的偏好。
你的下一步
用你自己的想法依序做三件事。每一件都不需要帳號、工具或 Skill。
- 寫下這件工作可以碰哪一個資料夾，以及它絕對不可以列出或讀取哪些地方。
- 做一份副本，在裡面放十幾個棘手的檔案，讓你的指示先在那裡跑過，再碰到任何真實的東西。
- 要求一份前後數量與逐檔清單，然後自己比對那兩個數字。